投函前のチェックポイント
改まった手紙を出す場合は特に、相手に失礼のないよう必ず下記の点に注意して、手紙文・封筒共に見直しましょう。
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1．誤字・脱字
1点の誤字・脱字があるだけで、どんなにすばらしい文章を書いても、出す側の恥をさらすだけでなく、手紙の質は下がりそれによって相手に不快感与える場合もあります。
誤字・脱字が見つかった場合は修正液などは使用せず、必ず新しい便箋に書き直すようにしましょう。
2．敬語の使い方
正式な手紙を書く上で必要不可欠な敬語。
敬語を使うべき箇所で使っていない、二重敬語になっているなど、相手に失礼のないよう正しく敬語が使われているかどうかをチェックします。
また、相手を不快にさせる表現や、忌み言葉の使用についても必ず見直しましょう。
3．手紙文の構成と改行
- 適切な位置で改行されているか。
- 全文、主文等、手紙の構成に誤りがないか。
- 相手方を指す名詞が行の下にきていないか。
- 自分や自分の身内を指す名詞が行の上にきていないか。
- ひとつの単語が行をまたいで書かれていないか。
など、手紙文の構成と改行位置のチェックをしましょう。
4．内容について
相手への押し付けや、まとまりのないダラダラとした文章など、相手を不快にさせる表現がないかどうか、伝えたい事柄を簡潔に書けているかを見直します。
催促や苦情などの手紙においても、感情をむき出しにせず相手を思いやる冷静な書き方を心がけましょう。
5．署名・宛名
便箋だけでなく、封筒の宛名や記入位置なども見直し、切手の貼り方・貼り忘れについてもきちんと確認しましょう。
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